Hàng hoá trong hoạt động sản xuất kinh doanh tương đối đa dạng, các bên tham gia giao dịch với số lượng hàng hoá lớn và trong thời gian dài. Do vậy, các bên thường thoả thuận với nhau về các nội dung: tên hàng hoá, số lượng, chủng loại, chất lượng, thời gian, địa điểm giao, nhận hàng hoá và phương thức thanh toán.
Trong quá trình sản xuất và trước khi đưa ra thị trường hoặc giao hàng cho đối tác. Mặc dù đã thông qua bước kiểm hàng đã kiểm tra kĩ chất lượng nhưng cũng có một số trường hợp sản phẩm lỗi, sản phẩm không đạt yêu cầu. Thông thường, khi nhận được phản hồi từ phía đối tác bên bán sẽ thu hồi sản phẩm lỗi và thay thế bằng sản phẩm đúng chuẩn chất lượng. Tuy nhiên, cũng có những trường hợp bên bán không chấp nhận sản phẩm của mình bị lỗi, đổ lỗi cho bên mua bảo quản sản phẩm không tốt, dẫn đến hư hỏng. Nếu hai bên không thoả thuận được sẽ phát sinh tranh chấp, có thể dẫn đến việc khởi kiện ra Toà án làm cho các bên mất thời gian và chi phí.
Tuy nhiên, dù ở trường hợp nào thì việc thu thập chứng cứ để chứng minh hàng hoá kém chất lượng là công việc thiết yếu phải thực hiện ngay sau khi biết hàng hoá đó kém chất lượng. Khi bạn có chứng cứ chứng minh lỗi không xuất phát từ phía bạn thì việc đàm phán giữa hai bên sẽ thuận lợi hơn rất nhiều.
Trong trường hợp này, vi bằng là công cụ hữu hiệu, sẽ giúp bạn thu thập đầy đủ chính xác các bằng chứng để làm việc với đối tác. Xa hơn nữa, có thể làm chứng cứ khởi kiện đến Toà án có thẩm quyền nếu phát sinh tranh chấp.