Về mặt pháp lý, Từ điển Luật học có đưa ra khái niệm tống đạt là “việc chuyển các giấy tờ đến tận tay người nhận”. Với tư cách là một thuật ngữ pháp lý thì tống đạt là việc chuyển đến đương sự giấy tờ cần thiết của cơ quan tư pháp. Theo pháp luật tố tụng dân sự, Tòa án, Viện kiểm sát, cơ quan Thi hành án có nghĩa vụ tống đạt hoặc thông báo văn bản tố tụng cho đương sự, những người tham gia tố tụng khác và cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan đến vụ việc dân sự theo quy định của pháp luật tố tụng. Việc chuyển giao tài liệu, giấy tờ do cơ quan tiến hành tố tụng thực hiện là hoạt động giao nhận một cách chính thức và mang tính chất bắt buộc đối với người nhận, người nhận văn bản bắt buộc phải có trách nhiệm tuân theo, không phụ thuộc vào ý chí chủ quan của người nhận văn bản tống đạt.
Thông thường cơ quan nào ban hành ra VBTTDS thì phải có nghĩa vụ thực hiện việc tống đạt VBTT đó. Khác với hoạt động cấp hay thông báo VBTTDS, tống đạt mang tính chất bắt buộc, thậm chí là áp đặt đối với đương sự, cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan đến vụ việc dân sự. Ở đây, người nhận văn bản phải có trách nhiệm bắt buộc tuân theo, không phụ thuộc vào ý chỉ chủ quan của họ, buộc họ phải thực hiện quyền, nghĩa vụ của mình. Trường hợp họ không thực hiện đúng như nội dung văn bản yêu cầu thì vô hình chung họ đã tự mình từ bỏ quyền và nghĩa vụ. Đây là cơ sở để các cơ quan có thẩm quyền xác định và tiến hành các hoạt động tố tụng tiếp theo theo trình tự luật định.
Như vậy, có thể đưa ra định nghĩa về tống đạt VBTTDS như sau: “Tống đạt VBTTDS là hoạt động của cơ quan có thẩm quyền bao gồm Toà án, cơ quan THADS và Thừa phát lại giao cho đương sự, cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan đến vụ việc dân sự VBTT, buộc họ phải nhận và thực hiện các quyền và nghĩa vụ tố tụng theo quy định của pháp luật”.
Có thể nói cấp, tống đạt, thông báo VBTTDS đều là hoạt động tố tụng quan trọng của các cơ quan có thẩm quyền nhằm chuyển giao văn bản tố tụng do các cơ quan này ban hành cho các chủ thể có liên quan để họ biết được nội dung các hoạt động tố tụng trong quá trình giải quyết vụ việc dân sự để từ đó giúp họ biết và sử dụng quyền, nghĩa vụ của mình một cách hợp pháp.
Theo quy định của BLTTDS thì chủ thể của quan hệ pháp luật tố tụng dân sự bao gồm Toà án, Viện kiểm sát, cơ quan Thi hành án, đương sự, người đại diện của đương sự, người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự, người làm chứng, người giám định, người phiên dịch và người liên quan. Trong quá trình tiến hành tố tụng, tuỳ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình mà các cơ quan như Toà án, Viện kiểm sát, cơ quan thi hành án đã ban hành ra nhiều văn bản với mục đích và nhiệm vụ khác nhau. Trong đó có một số văn bản tố tụng dân sự được cấp, tống đạt, thông báo cho đương sự, những người tham gia tố tụng khác, cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan đến vụ việc dân sự và THADS. Việc cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng dân sự do Toà án, Viện kiểm sát, cơ quan thi hành án dân sự thực hiện, đây cũng được xem là nghĩa vụ của các cơ quan này. Việc quy định nghĩa vụ cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng dân sự cho các cơ quan tiến hành tố tụng góp phần đảm bảo việc giải quyết các vụ việc dân sự một cách đúng đắn, đảm bảo thời gian và tuân theo trình tự luật định. Qua đó cũng thể hiện vai trò chủ đạo của các cơ quan tiến hành tố tụng trong quá trình giải quyết các vụ việc dân sự. Điều này cũng giúp đảm bảo các quyền cho đương sự, những người tham gia tố tụng khác, các cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan
Để đảm bảo việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình, các cơ quan tiến hành tố tụng đã sử dụng công cụ là văn bản tố tụng dân sự như bản án, quyết định của Toà án, giấy mời, giấy báo…theo quy định của pháp luật về hình thức cũng như nội dung thể hiện văn bản. Đây là các văn bản thể hiện nội dung làm việc trong quá trình giải quyết vụ việc dân sự. Theo quy định tại Điều 171 BLTTDS năm 2015 thì nhìn chung các văn bản được cấp, tống đạt, thông báo chủ yếu là do Toà án, VKS và cơ quan Thi hành án ban hành. Cụ thể, các văn bản tố tụng phải được cấp, tống đạt, thông báo gồm có: thông báo, giấy báo, giấy triệu tập, giấy mời trong tố tụng dân sự; bản án, quyết định của Toà án; quyết định kháng nghị của VKS; các văn bản của cơ quan thi hành án dân sự và các văn bản khác mà pháp luật có quy định.
Cấp, tống đạt, thông báo văn bản TTDS là hoạt động mang tính quyền lực nhà nước
Để thực hiện hoạt động cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng dân sự, các cơ quan tiến hành tố tụng phải thực hiện theo đúng trình tự, thủ tục mà pháp luật quy định. Ngoài ra, hình thức và nội dung mà văn bản tố tụng đó thể hiện cũng phải tuân thủ theo luật định. Để thực hiện việc cấp, tống đạt, thông báo VBTTDS thì ngoài cơ quan tiến hành tố tụng như Toà án, VKS, cơ quan THA thì Thừa phát lại cũng là một tổ chức được nhà nước trao quyền thực hiện việc tống đạt VBTTDS nhằm góp phần làm giảm bớt gánh nặng cho các cơ quan nhà nước, nâng cao hiệu quả xét xử, tiến độ thi hành án và các quyền tố tụng của công dân. Hay nói cách khác, hoạt động tống đạt của Thừa phát lại được thực hiện theo sự uỷ quyền (thông qua hình thức hợp đồng) của cơ quan nhà nước theo trình tự, thủ tục chặt chẽ do pháp luật quy định. Do đó hoạt động của tổ chức Thừa phát lại cũng mang tính quyền lực nhà nước.
Cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng dân sự được quy định cụ thể tại chương X (từ Điều 170 đến Điều 181) của BLTTDS năm 2015. VBTTDS được ban hành bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền và được bảo đảm thực hiện bởi quyền lực nhà nước. Nếu người có quyền hoặc nghĩa vụ thực hiện việc cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng mà không thực hiện hoặc thực hiện không đúng, cố tình làm sai quy định của pháp luật thì phải chịu những chế tài nhất định tuỳ theo tính chất và mức độ nghiêm trọng của hành vi. Người có nghĩa vụ thi hành các VBTTDS đã được cấp, tống đạt, thông báo thì phải nghiêm chỉnh thực hiện, nếu không thi hành hoặc thi hành không đúng thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử phạt hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự, nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật.
Nghị định 08/2020/NĐ-CP đã quy định rõ thẩm quyền và thủ tục tống đạt:
Điều 32.Thẩm quyền, phạm vi tống đạt của Thừa phát lại
1. Thừa phát lại thực hiện tống đạt các giấy tờ, hồ sơ, tài liệu sau đây:
a) Giấy tờ, hồ sơ, tài liệu của Tòa án, Viện kiểm sát nhân dân, cơ quan thi hành án dân sự;
b) Giấy tờ, hồ sơ, tài liệu có liên quan đến tương trợ tư pháp trong lĩnh vực dân sự của cơ quan có thẩm quyền nước ngoài.
2. Trưởng Văn phòng Thừa phát lại có thể giao thư ký nghiệp vụ thực hiện việc tống đạt, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận việc tống đạt phải do Thừa phát lại thực hiện.
3. Văn phòng Thừa phát lại phải chịu trách nhiệm trước cơ quan, tổ chức yêu cầu về việc tống đạt thiếu chính xác, không đúng thủ tục, không đúng thời hạn của mình; bồi thường thiệt hại (nếu có) theo quy định của pháp luật.
Điều 33. Tống đạt giấy tờ, hồ sơ, tài liệu của Tòa án, Viện kiểm sát nhân dân, cơ quan thi hành án dân sự
1. Thừa phát lại tống đạt giấy tờ, hồ sơ, tài liệu của Tòa án, Viện kiểm sát nhân dân trong việc giải quyết các vụ việc dân sự, vụ án hành chính, việc dân sự trong vụ án hình sự và khiếu nại, tố cáo; tống đạt giấy tờ, hồ sơ, tài liệu của cơ quan thi hành án dân sự trên địa bàn cấp tỉnh nơi Văn phòng Thừa phát lại đặt trụ sở theo hợp đồng dịch vụ tống đạt được ký kết giữa Văn phòng Thừa phát lại với Tòa án, Viện kiểm sát nhân dân, cơ quan thi hành án dân sự.
Trường hợp tống đạt ngoài địa bàn cấp tỉnh hoặc ở vùng đảo, quần đảo ngoài địa bàn cấp huyện nơi Văn phòng Thừa phát lại đặt trụ sở thì Văn phòng Thừa phát lại có thể thỏa thuận với Tòa án, Viện kiểm sát nhân dân, cơ quan thi hành án dân sự bằng hợp đồng riêng cho từng việc cụ thể.
2. Thủ tục tống đạt giấy tờ, hồ sơ, tài liệu của Tòa án, Viện kiểm sát nhân dân thực hiện theo quy định của pháp luật tố tụng; thủ tục tống đạt giấy tờ, hồ sơ, tài liệu của cơ quan thi hành án dân sự thực hiện theo quy định của pháp luật thi hành án dân sự.
3. Hợp đồng dịch vụ tống đạt được thực hiện theo phương thức Tòa án, Viện kiểm sát nhân dân, cơ quan thi hành án dân sự có nhu cầu chuyển giao các loại giấy tờ, hồ sơ, tài liệu đã thỏa thuận tống đạt cho Văn phòng Thừa phát lại để thực hiện tống đạt.
Giấy tờ, hồ sơ, tài liệu thỏa thuận tống đạt bao gồm: Giấy báo, giấy triệu tập, giấy mời, thông báo, quyết định đưa vụ án ra xét xử, bản án, quyết định, quyết định kháng nghị của Tòa án; thông báo, quyết định kháng nghị của Viện kiểm sát nhân dân; quyết định về thi hành án, giấy báo, giấy triệu tập, thông báo của cơ quan thi hành án dân sự. Trong trường hợp cần thiết, Thừa phát lại có thể tống đạt các loại giấy tờ, hồ sơ, tài liệu khác theo đề nghị của Tòa án, Viện kiểm sát nhân dân, cơ quan thi hành án dân sự.
Số lượng và từng loại giấy tờ, hồ sơ, tài liệu cụ thể giao Thừa phát lại tống đạt được thực hiện thông qua biên bản có xác nhận của 02 bên theo ngày.
4. Nội dung chủ yếu của hợp đồng dịch vụ tống đạt bao gồm: Loại giấy tờ, hồ sơ, tài liệu cần tống đạt; thời gian thực hiện hợp đồng; thủ tục tống đạt; quyền, nghĩa vụ của các bên; chi phí tống đạt.
Sau khi ký kết, hợp đồng dịch vụ tống đạt được gửi đến Kho bạc Nhà nước nơi Tòa án, Viện kiểm sát nhân dân, cơ quan thi hành án dân sự mở tài khoản để kiểm soát việc thanh toán chi phí tống đạt cho Văn phòng Thừa phát lại.
Như vậy có thể thấy việc tống đạt đã được quy định rất cụ thể và chi tiết. Tuy nhiên, cho đến nay mặc dù đã hình thành các tổ chức, cá nhân có đủ điều kiện để thực hiện việc tống đạt, nhưng trên thực tế hoạt động này chưa được quan tâm đúng mức, chưa đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ. Nhiều nơi chưa thực sự tạo điều kiện cho đội ngũ TPL an tâm thực hiện tốt việc tống đạt. Do đó, trong thời gian tới cần sự vào cuộc của các cấp, các ngành nhất là cơ quan TA, VKS và THADS nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho Thừa phát lại hoạt động tốt trong lĩnh vực này một cách chuyên nghiệp, hiệu quả và nhất là họ có thể sống bằng nghề của mình!.